Основні принципи та користь методології Kanban

Якщо ваша професійна діяльність хоч трохи пов'язана з менеджментом, управлінням проектами та діджитал-середовищем, то слова Kanban та Канбан-дошка мають бути вам відомі. Або, як мінімум, назва сервісу Trello ви точно чули. Але навіть якщо це не так, сьогоднішня тема все одно актуальна для вас. Або стане актуальним у найближчому майбутньому.

Отже, сьогодні ми поговоримо про методологію Kanban. Розкажемо, що це таке, чому сучасні діджитал-компанії (і не тільки) використовують цю методологію, у чому її реальні переваги та як вона допомагає покращити робочі процеси практично у будь-якій команді. Буде цікаво!

Що таке канбан

Канбан— це методологія управління робочими процесами, суть якої — у розподілі завдань та наочному поданні інформації про них. У ній всі етапи роботи візуалізовані та описані, за кожним завданням закріплені конкретні виконавці та здебільшого встановлені терміни виконання.

Не всі знають, але методологію канбан було вперше впроваджено на японському концерні Toyota ще у 40-ті роки ХХ століття. Щоправда, у більш звичному вигляді канбан сформувався лише 2007 року. У класичному та найпростішому вигляді це дошка з трьома стовпцями «Зробити», «Виконується» та «Готово». А в кожному стовпці містяться завдання, що переміщуються у міру виконання. Звичайно ж, сучасна канбан-дошка може бути набагато складнішою і містити десятки стовпців.

Сьогодні прийнято використовувати спеціальні програми та онлайн-сервіси з канбан-дошками типу Trello. Але технічно ту саму дошку можна реалізувати навіть за допомогою звичайних кольорових паперових стікерів. Принцип буде той самий. Просто це не так зручно.

Ціль Kanban

Головна мета канбан – отримати результат вчасно!

Але є ця методологія і кілька інших цілей:

• наочно уявити поточні, такі і вже виконані завдання;
• обмежити обсяг незавершеної роботи;
• досягти максимальної ефективності команди;
• раціонально розподіляти ресурси;
• упорядкувати повсякденне робоче середовище та багато іншого.

Канбан дозволяє оптимізувати робочий процес, зробити його більш ефективним та результативним, розподілити зони відповідальності між учасниками команди, виявляти сильні та слабкі сторони проекту, розвиватися та модернізуватися на всіх рівнях.

Базові принципи "канбан"

В основі методології канбан лежать чотири досить прості, але водночас важливі принципи:

• Принцип №1 Відштовхуватися від того, що є тут і зараз

Канбан не передбачає одномоментних змін у структурі компанії чи перестановки ролей серед співробітників. Якраз навпаки. Згідно з методологією, колишню і вже діючу систему потрібно залишити, але постійно впроваджувати до неї зміни. Таким чином трансформація пройде максимально м'яко та ефективно.

• Принцип №2. Прагнення поетапних, безперервних і еволюційних змін

Якщо говорити простіше, то методологія закликає до великих цілей маленькими кроками. Справа в тому, що будь-які глобальні зміни – це завжди серйозні ризики. А якщо діяти акуратно і без зайвого поспіху, зважувати всі кроки та прогнозувати результати, можна досягти набагато більшого, не ризикуючи тим, що вже досягнуто.

• Принцип №3. Поважати кожен потоковий процес та кожну роль

Кожен працюючий процес важливий. А кожен нестабільний потребує вдосконалення. Так само і з ролями співробітників у компанії. Якщо людина добре поводиться на посаді, дозвольте їй продовжувати тут працювати, а не перекидайте на іншу посаду, щоб вона зміцнила слабке місце в компанії.

• Принцип №4. Підтримувати лідерство на всіх рівнях

Згідно з методологією канбан, кожен співробітник компанії повинен прагнути проявити лідерські якості, не боятися брати на себе відповідальність та вміти у разі потреби приймати важливі рішення. У багатьох компаніях все це лягає лише на плечі менеджменту, але канбан дає можливість кожному виявити свої лідерські якості.

Як влаштований Kanban у проектах

Головний елемент канбан — це дошка із завданнями, до якої є доступ кожного члена команди. У кожної завдання у свою чергу може бути призначений виконавець, додано опис та статус, прикріплені файли, допоміжні документи та багато іншого.

Подивіться на найпростіший приклад канбан-дошки із завданнями:

У нас є три колонки:"Потрібно зробити","В процесі"і«Готово». Вони містять картки із завданнями — відповідно до етапу роботи. Будь-яку картку можна перетягнути до іншої колонки, позначивши тим самим, що її статус змінено. Інші учасники команди теж побачать це.

Крім того, наприклад, Trello дозволяє гнучко налаштовувати картки, прикріплювати до них файли, закріплювати за ними окремих членів команди та багато іншого. Це ще більше оптимізувати робочий процес.

Таким чином, для проекту формується точний план робіт з термінами, виконавцями, додатковою інформацією тощо. Ось так, наприклад, може виглядати канбан-дошка із завданнями IT-проекту:

Тобто кількість стовпців з етапами робіт може бути досить великою залежно від складності проекту, числа учасників та інших факторів. До речі, стовпці теж можна міняти місцями звичайним перетягуванням. На тій же дошці можна керувати одразу кількома проектами. Достатньо виділити відповідні картки кольором, і всі учасники одразу зрозуміють, до якого проекту належить та чи інша картка. Це до речі про наочність та візуалізацію. І саме про це йтиметься далі.

Як допомагає візуалізація

Уявіть, що маєте великий проект, а весь взаємозв'язок команди будується в месенджері. У вас нескінченне листування на десяток людей, у які всі перекидають одне на одного завдання, обмінюються файлами, ставлять запитання, щось коригують і таке інше. У цьому хаосі неможливо зрозуміти, хто і чим займається прямо зараз, на якій стадії вирішення те чи інше завдання, чи вкладаєтесь ви в графік і чи не зупинилася робота в принципі.

Візуалізація в методології канбан — головна перевага, завдяки якій кожен член команди бачить картину цілком, а керівник проекту за необхідності може її скоригувати. Тут ви відразу бачите кількість завдань та відповідальних виконавців, стадію їх виконання та рівень готовності. Крім того, можна зрозуміти, на якому етапі сталася затримка і хто за неї відповідає.

Візуалізація також допомагає виробити комфортний для всіх темп роботи, спиратися на нього при формуванні нових завдань, ставити адекватні терміни реалізації і зберігати об'єктивність при плануванні.

Найпростіший приклад: є SMM-студія, де працює кілька команд над різними проектами. Але дизайнер один на всіх. Без візуалізації завдань йому «насипатимуть» дедалі нові завдання, вимагаючи виконати їх якнайшвидше. Тому що не бачать кількості поточних завдань з інших команд. Як підсумок — зірвані терміни за всіма проектами і виснажений фахівець. Візуалізація канбан-дошки дозволить усім побачити, скільки завдань зараз у спеціаліста в роботі і які реальні терміни йому можна ставити. Це зручно для всіх!

Як впровадити Kanban у свою практичну діяльність

Якщо коротко — вам потрібно встановити програму з канбан-дошками, сформувати список завдань та додати членів команди, які над цими завданнями працюватимуть. Для початку і зовсім корисно просто вивчити функціонал та можливості обраного додатку, а не намагатися якнайшвидше включити всю команду в роботу з канбан-дошками.

Але насправді процес впровадження Kanban трохи складніший і складається з наступних етапів:

1. Формування карти діючих робочих процесів
2. Візуалізація роботи команди
3. Аналіз робочого потоку
4. Обмеження кількості незавершених процесів
5. Вимірювання результатів та покращення показників

Ми рекомендуємо впроваджувати методологію канбану поступово і без зайвого поспіху, поки ви не вивчите всі інструменти і не розберетеся, як вони можуть покращити робочі процеси саме для вашого бізнесу. Адже у будь-якому менеджменті важливо відокремлювати корисне від популярного. Не завжди трендові рішення універсальні. І те, що працює у ваших конкурентів, не обов'язково працюватиме у вас.

Kanban vs. Scrum

Обидві ці методології відносяться до Agile-родини — ітеративного підходу до управління проектами та розробки програмного забезпечення. Їх дуже часто порівнюють між собою, через що може виникати певна плутанина та нерозуміння, що вибрати для роботи.

Насправді методології мають важливі відмінності:

• Scrum базується на плануванні спринтів - робочих відрізків із завданнями, які в процесі реалізації не змінюються. Як правило, такий спринт триває 2-3 тижні, під час яких реалізуються поставлені завдання. Потім починається новий спринт.
• Kanban працює не зі спринтами, а з завданнями. Самі завдання можна ставити, коригувати та змінювати на інші практично у будь-який момент.

Тобто, у Scrum найважливіше — закрити спринт, а Kanban — закрити завдання. У цьому основна різниця. А з цієї різниці, відрізняється і сфера застосування двох методологій. Scrum найчастіше використовують на старті проекту, коли потрібно виконувати низку великих завдань до зазначеного терміну. Kanban ідеально підходить для підтримки вже працюючих проектів і управління ними.

Відповідно неможливо сказати, що Kanban краще, ніж Scrum, або навпаки. Просто вони різні. І сфера застосування у них теж відрізняється. Тому вибір потрібно робити виключно виходячи з ваших завдань і необхідних інструментів для їх реалізації.

Програми для канбан

Додатків для створення та ведення проектів з методології Kanban безліч. При цьому функціонал у них зазвичай дуже схожий. Тому ми перерахуємо кілька сервісів, що найбільш широко використовуються, а ви вже надалі зможете самі вибрати найкращий для себе.

• Trello— мабуть, одна з найпопулярніших програм для створення канбан-дощок. Його використовують такі світові гіганти, як Google, Nike, Squarespace та багато інших. Тут можна створювати скільки завгодно канбан-дошок, карток та списків. Разом з іншими учасниками можна працювати не більш як на 10 дошках. Більше — лише у платній версії.
• Asana— ще одна популярна програма з канбан-дошками, яку використовують у New York Times, Red Bull та навіть у Nasa. Від Trello Asana відрізняється наявністю додаткових функцій для управління завданнями. Для особистого використання програма Asana є по суті безкоштовною, але для командної роботи доведеться платити за кожного члена команди.
• Jira- Цифрова канбан-дошка, заточена в основному під команди розробників програм та додатків. Підтримується система коммітів на кшталт git, є великий вибір сторонніх додатків для інтеграції та відмінна система шифрування. Додаток безкоштовний для команд до 10 осіб.
• MeisterTask- непоганий безкоштовний аналог Asana з канбан-дошками. Але на відміну від Asana сервіс доступний лише у вигляді браузерного розширення та програми для смартфонів. Для особистого використання (до трьох дощок) безкоштовний сервіс.
• KanbanFlow- Мінімалістична канбан-дошка з Pomodoro-таймером. Допомагає не лише розподіляти завдання, а й ефективно розпоряджатися робочим часом. Практично весь функціонал KanbanFlow доступний безкоштовно. Оплачуються лише функції прикріплення файлів до карток, а також інтеграція з іншими програмами.

Сьогодні методологію канбан все активніше впроваджують різні компанії. Більше того, навіть деякі IT-фахівці використовують її у своїй роботі для систематизації та організації робочого процесу. Але найкраще методологія поводиться саме в менеджменті. Тому їй ми приділяємо особливу увагу курсу Wezom Академії «Project Manager». Якщо ви завжди хотіли працювати над цікавими проектами, навчитись ефективно керувати командою і разом досягати нових висот, цей курс саме те, що вам потрібно. Приєднуйтесь!