Основные принципы и польза методологии Kanban

Если ваша профессиональная деятельность хоть немного связана с менеджментом, управлением проектами и диджитал-средой, то слова Kanban и Канбан-доска должны быть вам известны. Или как минимум название сервиса Trello вы точно слышали. Но даже если это не так, сегодняшняя наша тема все равно актуальна для вас. Или станет актуальной в ближайшем будущем.

Итак, сегодня мы поговорим о методологии Kanban. Расскажем, что это такое, почему современные диджитал-компании (и не только) используют эту методологию, в чем ее реальные преимущества и как она помогает улучшить рабочие процессы практически в любой команде. Будет интересно!

Что такое канбан

Канбан — это методология управления рабочими процессами, суть которой — в распределении задач и наглядном представлении информации о них. В ней все этапы работы визуализированы и описаны, за каждой задачей закреплены конкретные исполнители и в большинстве случаев установлены сроки выполнения.

Не все знают, но методология канбан была впервые внедрена на японском концерне Toyota еще в 40-е годы ХХ века. Правда, в более привычном виде канбан сформировался только в 2007 году. В классическом и самом простом виде это доска с тремя столбцами «Сделать», «Выполняется» и «Готово». А в каждом столбце содержатся задачи, которые перемещаются по мере выполнения. Конечно же, современная канбан-доска может быть куда более сложной и содержать десятки столбцов.

Сегодня принято использовать специальные приложения и онлайн-сервисы с канбан-досками типа Trello. Но технически ту же самую доску можно реализовать даже с помощью обычных цветных бумажных стикеров. Принцип будет тот же. Просто это не так удобно. 

Цель Kanban

Главная цель канбан — получить результат вовремя!

Но есть у этой методологии и несколько других целей: 

• наглядно представить текущие, следующие и уже выполненные задачи;
• ограничить объем незавершенной работы;
• добиться максимальной эффективности команды;
• рационально распределять ресурсы;
• упорядочить повседневную рабочую среду и многое другое.

Канбан позволяет оптимизировать рабочий процесс, сделать его более эффективным и результативным, распределить зоны ответственности между участниками команды, обнаруживать сильные и слабые стороны проекта, развиваться и модернизироваться на всех уровнях.

Базовые принципы «канбан»

В основе методологии канбан лежат четыре довольно простых, но в то же время важных принципа:

• Принцип №1. Отталкиваться от того, что есть здесь и сейчас

Канбан не предусматривает одномоментных перемен в структуре компании или перестановки ролей среди сотрудников. Как раз наоборот. Согласно методологии, прежнюю и уже работающую систему нужно оставить, но постоянно внедрять в нее изменения. Таким образом трансформация пройдет максимально мягко и эффективно.

• Принцип №2. Стремиться к поэтапным, непрерывным и эволюционным переменам

Если говорить проще, то методология призывает идти к большим целям маленькими шагами. Дело в том, что любые глобальные перемены — это всегда серьезные риски. А если действовать аккуратно и без лишней спешки, взвешивать все шаги и прогнозировать результаты, можно достичь гораздо большего, не рискуя тем, что уже достигнуто.

• Принцип №3. Уважать каждый поточный процесс и каждую роль

Каждый работающий процесс важен. А каждый нестабильный требует усовершенствования. Точно так же и с ролями сотрудников в компании. Если человек хорошо проявляет себя на должности, позвольте ему продолжать здесь работать, а не перебрасывайте на другую должность, чтобы он укрепил слабое место в компании. 

• Принцип №4. Поддерживать лидерство на всех уровнях

Согласно методологии канбан, каждый сотрудник компании должен стремиться проявить лидерские качества, не бояться брать на себя ответственность и уметь в случае необходимости принимать важные решения. Во многих компаниях все это ложится только на плечи менеджмента, но канбан дает возможность каждому проявить свои лидерские качества. 

Как устроен Kanban в проектах

Главный элемент канбан — это доска с задачами, к которой есть доступ у каждого члена команды. У каждой задачи в свою очередь может быть назначен исполнитель, добавлено описание и статус, прикреплены файлы, вспомогательные документы и многое другое.

Посмотрите на самый простой пример канбан-доски с задачами:

У нас есть три колонки: «Нужно сделать», «В процессе» и «Готово». В них содержатся карточки с задачами — согласно этапу работы. Любую карточку можно перетащить в другую колонку, обозначив тем самым, что ее статус изменен. Остальные участники команды тоже увидят это.

Кроме того, например, Trello позволяет гибко настраивать карточки, прикреплять к ним файлы, закреплять за ними отдельных членов команды и многое другое. Это помогает еще больше оптимизировать рабочий процесс. 

Таким образом для проекта формируется точный план работ со сроками, исполнителями, дополнительной информацией и т. д. Вот так, к примеру, может выглядеть канбан-доска с задачами IT-проекта:

То есть, количество столбцов с этапами работ может быть довольно большим в зависимости от сложности проекта, числа участников и других факторов. Кстати, столбцы тоже можно менять местами обычным перетаскиванием. На той же доске можно управлять сразу несколькими проектами. Достаточно выделить соответствующие карточки цветом, и все участники сразу поймут, к какому проекту относится та или иная карточка. Это к слову о наглядности и визуализации. И именно об этом пойдет речь далее.

Как помогает визуализация

Представьте, что у вас крупный проект, а вся взаимосвязь команды строится в мессенджере. У вас бесконечная переписка на десяток человек, в который все перебрасывают друг на друга задачи, обмениваются файлами, задают вопросы, что-то корректируют и так далее. В этом хаосе невозможно понять, кто и чем занимается прямо сейчас, на какой стадии решения та или иная задача, укладываетесь ли вы в график и не остановилась ли работа в принципе.

Визуализация в методологии канбан — главное преимущество, благодаря которому каждый член команды видит картину целиком, а руководитель проекта при необходимости может скорректировать ее. Здесь вы сразу видите количество задач и ответственных исполнителей, стадию их выполнения и уровень готовности. Кроме того, можно понять, на каком этапе случилась заминка и кто за нее несет ответственность.

Визуализация помимо прочего помогает выработать комфортный для всех темп работы, опираться на него при формировании новых задач, ставить адекватные сроки реализации и сохранять объективность при планировании.

Простейший пример: есть SMM-студия, в которой работает несколько команд над разными проектами. Но дизайнер один на всех. Без визуализации задач ему будут «насыпать» все новые и новые задачи, требуя выполнить их как можно скорее. Потому что не видят количества текущих задач от других команд. Как итог — сорванные сроки по всем проектам и совершенно изможденный специалист. Визуализация канбан-доски позволит всем увидеть, сколько задач на данный момент у специалиста в работе и какие реальные сроки ему можно ставить. Это удобно для всех!

Как внедрить Kanban в свою практическую деятельность

Если коротко — вам нужно установить приложение с канбан-досками, сформировать список задач и добавить членов команды, которые над этими задачами будут работать. Для начала и вовсе полезно просто изучить функционал и возможности выбранного приложения, а не пытаться как можно скорее включить всю команду в работу с канбан-досками.

Но на самом деле процесс внедрения Kanban немного сложнее и состоит из следующих этапов:

1. Формирование карты действующих рабочих процессов
2. Визуализация работы команды
3. Анализ рабочего потока
4. Ограничение количества незавершенных процессов
5. Измерение результатов и улучшение показателей

Мы рекомендуем внедрять методологию канбан постепенно и без лишней спешки, пока вы не изучите все инструменты и не разберетесь, как они могут улучшить рабочие процессы именно для вашего бизнеса. Ведь в любом менеджменте важно отделять полезное от популярного. Не всегда трендовые решения являются универсальными. И то, что работает у ваших конкурентов, не обязательно будет работать у вас. 

Kanban vs. Scrum

Обе эти методологии относятся к Agile-семейству — итеративному подходу к управлению проектами и разработке программного обеспечения. Их очень часто сравнивают между собой, из-за чего может возникать некоторая путаница и непонимание, что выбрать для работы.

На самом деле методологии имеют важные отличия:

• Scrum базируется на планировании спринтов — рабочих отрезков с задачами, которые в процессе реализации не меняются. Как правило, такой спринт длится 2-3 недели, в ходе которых реализуются поставленные задачи. Затем начинается новый спринт.
• Kanban же работает не со спринтами, а с задачами. Сами задачи можно ставить, корректировать и менять на другие практически в любой момент.

То есть, в Scrum важнее всего — закрыть спринт, а в Kanban — закрыть задачу. В этом основная разница. А исходя из этой разницы, отличается и сфера применения двух методологий. Scrum чаще используют на старте проекта, когда нужно выполнять ряд крупных задач к обозначенному сроку. Kanban же идеально подходит для поддержания уже работающих проектов и управления ими.

Соответственно, невозможно сказать, что Kanban лучше, чем Scrum, или наоборот. Просто они разные. И область применения у них тоже отличается. А потому выбор нужно делать исключительно исходя из ваших задач и необходимых инструментов для их реализации.

Приложения для канбан

Приложений, для создания и ведения проектов по методологии Kanban множество. При этом функционал у них, как правило, весьма похожий. Поэтому мы перечислим несколько самых широко используемых сервисов, а вы уж в дальнейшем сможете сами выбрать лучший для себя.

• Trello — пожалуй, одно из наиболее популярных приложений для создания канбан-досок. Его используют такие мировые гиганты, как Google, Nike, Squarespace и множество других. Здесь можно создавать сколько угодно канбан-досок, карточек и списков. Вместе с другими участниками можно работать не более чем на 10 досках. Больше — только в платной версии.
• Asana — еще одна популярная программа с канбан-досками, которую используют в New York Times, Red Bull и даже в Nasa. От Trello Asana отличается наличием дополнительных функций для менеджмента задач. Для личного использования приложение Asana является по сути бесплатным, но для командной работы придется платить за каждого члена команды.
• Jira — цифровая канбан-доска, заточенная в главной степени под команды разработчиков программ и приложений. Поддерживается система коммитов по типу git, есть большой выбор сторонних приложений для интеграции и отличная система шифрования. Приложение бесплатное для команд до 10 человек. 
• MeisterTask — неплохой бесплатный аналог Asana с канбан-досками. Но в отличие от Asana сервис доступен только в виде браузерного расширения и приложения для смартфонов. Для личного использования (до трех досок) сервис бесплатный. 
• KanbanFlow — минималистичная канбан-доска с Pomodoro-таймером. Помогает не только распределять задачи, но и эффективно распоряжаться рабочим временем. Практически весь функционал KanbanFlow доступен бесплатно. Оплачиваются только функции прикрепления файлов к карточкам, а также интеграция с другими программами.

Сегодня методологию канбан все активнее внедряют самые разные компании. Более того, даже некоторые IT-специалисты используют ее в своей работе для систематизации и организации рабочего процесса. Но лучше всего методология проявляет себя именно в менеджменте. Поэтому ей мы уделяем особое внимание на курсе Wezom Академии «Project Manager». Если вы всегда хотели работать над интересными проектами, научиться эффективно управлять командой и вместе достигать новых высот, этот курс — именно то, что вам нужно. Присоединяйтесь!